La era digital está cambiando constantemente nuestra forma de planificar y celebrar reuniones, pero eso no significa que las reuniones cara a cara sean cosa del pasado. Las reuniones, ya sean grandes o pequeñas, siguen siendo relevantes y aportan una experiencia mucho más rica. ¿Cómo deberíamos abordarlas en esta época en que la tecnología cambia a un ritmo tan rápido? Hemos pedido a Corbin Ball, orador, asesor y experto internacional sobre los vínculos entre tecnología y productividad, que nos dé su opinión sobre cómo están cambiando las reuniones:
Ocho tendencias tecnológicas relacionadas con las reuniones que se deben tener en cuenta:
Vivimos una época apasionante. El panorama tecnológico está repleto de ideas para ayudar a los organizadores de reuniones, expositores, responsables de las salas en que se celebran y otros participantes en las reuniones a hacer mejor su trabajo y mejorar la experiencia de los asistentes.
1. Reservas en línea
De los 1,8 millones de reuniones celebradas en EE. UU. cada año, un gran porcentaje corresponde a las pequeñas (50 personas o menos). Las empresas de software para la gestión de salas y eventos ofrecen sistemas de reserva en línea donde los usuarios pueden buscar por tipo y tamaño de la sala, incluyendo hoteles, restaurantes e incluso barcos.
2. Oriéntate con la realidad aumentada
Google Mapspuede ser la herramienta a la que acudas a la hora de desplazarte, pero cuando se trata de ir de un stand a otro en un salón de exposiciones, las cosas se complican un poco más. La realidad aumentada (RA, una tecnología que superpone una imagen generada por ordenador sobre lo que ve un usuario, se ha unido a la carrera. Por regla general, la tecnología de RA solo necesita la cámara de tu teléfono móvil pero, con el tiempo, las gafas de RA te ayudarán a moverte e interactuar en espacios cerrados.
3. Bots de chat a demanda
Aunque la explosión de sistemas activados por voz, como Alexa (de Amazon) y Google Home, confirma las crecientes capacidades de los bots de chat, en el caso de entornos muy concurridos, la interfaz de voz no funciona bien. En la actualidad, los sistemas basados en texto están empezando a surgir para responder preguntas, recopilar comentarios e involucrar a los asistentes de los eventos.
4. Organizadores digitales
Los sistemas de gestión de datos están desarrollándose. La tecnología para eventos basada en la nube y las APIavanzadas recopilan y analizan datos in situ y los conectan con herramientas CRM. Eventbrite, un sistema básico de invitaciones, inscripciones y entradas para eventos orientado al consumidor, es uno de estos organizadores. Otras opciones incluyen funciones como mapas de flujo de trabajo y herramientas de colaboración.
5. Más ataques informáticos, más seguridad
Recientes infracciones relacionadas con los datos indican que los ataques informáticos han aumentado y son más sofisticados. Como organizador, asegúrate de que la empresa responsable de las inscripciones cumpla con la normativa PCIy que la información de los asistentes esté a salvo. Como particular, utiliza contraseñas seguras, mantén tu software antivirus actualizado y considera la autenticación de múltiples factores.
6. Registro fácil en eventos
Las terminales de registro automático se están convirtiendo en la norma en muchos eventos. En el caso de los eventos de menor tamaño, las aplicaciones de registro basadas en listas de invitados pueden eliminar a las complicadas hojas de cálculo gracias a sus numerosos extras, como códigos QR para confirmar el escaneado del pase y notificaciones cuando llegan invitados especiales.
7. Reuniones personalizadas
En el pasado, gran parte de lo que sucedíaen el evento o en la feria comercial se quedabaallí. Pero los eventos y ferias están empezando a proporcionar información valiosa sobre los intereses, movimientos e interacciones de los asistentes. Esta información puede ayudar a los organizadores de reuniones a mejorar futuros eventos y a crear una experiencia más rica y personalizada para los asistentes.
8. Las reuniones presenciales no desaparecerán
Pese al aumento de las reuniones virtuales, los encuentros cara a cara y las ferias comerciales seguirán conservando su importancia. Siempre que mantengan a los asistentes informados, entretenidos y alimentados, los anfitriones de eventos podrán contar con su atención durante días. Por regla general, las oportunidades para crear contactos, compartir ideas y desarrollar relaciones son mucho mayores en las reuniones presenciales.
Un personal tan comprometido como tú
Aunque la tecnología cada vez es más relevante para proporcionar una experiencia fantástica, la prestación de un servicio personalizado a través de personal profesional y experimentado es uno de los factores de mayor importancia para que una reunión tenga éxito y sea memorable. Motivados por nuestra promesa de marca “Cada momento importa”, Radisson Blu te ofrece orientación personal y especial atención por los detalles que te importan, independientemente de lo grande o pequeño que sea tu evento, o si es global o local.
